江苏省地质局档案管理实施办法(试行) |
发布时间:2025-08-12 16:53:28 [字体:+ 放大 | + 减小] |
第一章 总 则 第一条 为加强江苏省地质局档案工作,推进全局档案科学、规范管理,更好地服务局改革发展各项工作,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《江苏省档案管理条例》等法律法规,结合我局实际,制定本办法。 第二条 本办法所称档案是指局机关及局属单位(以下简称“局系统单位”)在工作过程中直接形成的,对各项事业发展有查考、利用和保存价值的各种门类、各种载体的历史记录。 第三条 坚持和加强党对档案工作的领导,全面贯彻党的路线方针政策和决策部署,把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。 第四条 局系统单位档案的管理工作适用本办法。 第五条 档案管理工作遵循统一领导、部门负责、集中保管、有效利用的原则。 第六条 局系统单位应当加强档案工作的组织领导,将档案工作纳入整体规划和年度工作计划,与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。 档案工作所需的基础设施配备和维护经费,档案日常管理工作经费,档案信息化建设经费,档案宣传、培训等其他经费应当列入年度经费预算,为档案工作提供保障。 第二章 机构和人员 第七条 单位主要负责人是档案完整与安全第一责任人。 第八条 建立由档案工作分管领导、档案工作职能部门及其他相关部门负责人组成的档案工作领导小组,协调处理档案工作重大事务和重要事项。 第九条 局系统单位设立档案工作机构或指定档案工作职能部门,集中管理本单位业务活动中形成的各门类、载体的档案,并做好监督管理和归档指导。按照规定配备专(兼)职档案管理人员,具体承担本单位档案业务工作。建立以档案工作职能部门为中心,由相关人员组成的档案工作网络,明确档案工作网络各环节工作职责。 第十条 档案按照“谁形成、谁归档”原则,实行业务部门整理归档制度。各业务部门指定专人,承担本部门文件材料的收集、整理和归档工作,将部门工作形成的档案收集齐全、规范整理,定期交档案工作机构集中管理。任何机构和个人不得拒绝归档或据为己有。 第十一条 档案管理人员应当为正式在编人员,政治可靠、遵纪守法、忠于职守,具备档案管理、信息管理等相关知识背景,定期参加业务培训。 局系统单位应当为档案管理人员的教育培训、职称评审、岗位聘用等创造条件,不断提高档案管理人员的专业知识水平和业务能力。 第十二条 档案管理人员调离岗位或退休的,应当在离岗前办好交接手续。涉密档案管理人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。 第十三条 局综合档案室设在局办公室,履行以下职责: (一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策,建立健全局档案工作规章制度。 (二)制定并组织实施局档案工作年度计划。 (三)组织、协调和指导局机关业务部门各种材料的形成、积累和归档工作,监督、指导局属单位的档案工作。 (四)负责统一管理局机关综合档案,具体实施档案接收、排架及档案保管、借阅、移交等日常管理工作。 (五)负责局机关档案信息化工作,推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理。 (六)接受上级档案管理部门监督、指导和检查,执行年度报告制度,定期向江苏省档案馆移交档案。 (七)负责组织档案业务交流和档案管理人员培训,开展档案宣传、教育活动。 (八)其他档案业务工作。 局综合档案室设专职档案员,具体实施档案管理各项工作。 局干部人事档案、纪检档案机构人员设置按照专业档案管理要求执行。 第三章 设备设施 第十四条 局系统单位应当分别设置档案办公用房、阅览用房和档案库房,有条件的单位可根据工作需要设置整理用房、服务器机房、安全监控用房等。 第十五条 档案库房选址应当适宜档案安全保存,不应设置在地下或顶层,地处湿润地区的还不宜设置在首层。新建档案库房面积应当满足未来至少10年档案存放需要,其他档案用房面积应当满足业务开展需要。 第十六条 档案库房应当根据需要配备符合国家规定的铁皮柜、密集架、光盘防磁柜、底图柜等档案装具,不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、档案移动推车、无酸纸档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。 档案库房采用密集架的,楼面均布活荷载标准值不小于8kN/m2或按照档案装载情况相应增加。 第十七条 档案库房应当配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备。 第十八条 配备满足档案管理人员工作需要的手套、口罩、防护服、空气净化器等劳动保护用品及设备。 第四章 管理要求 第一节 一般规定 第十九条 档案包括: (一)文书档案:收发文以及由此衍生的相关文件材料;会议记录;重要的领导批示、信件电报;合同协议;总结报告;预决算报告;审计报告;招投标材料;出版物原件;电话记录;本单位历史沿革、大事记、年鉴等。 (二)会计档案:会计报表、会计账簿、会计凭证、对账单等。 (三)科技档案:科研档案、项目档案、设备档案等。 (四)基建档案:建房、装修等过程中形成的文件材料。 (五)照片档案:照片、底片、数码照片等。 (六)音像档案:录音带、录像带、光盘、磁盘等。 (七)实物档案:印章、奖牌、证书、锦旗、奖杯等荣誉品,名家(领导)字画、手迹等。 (八)电子档案与数据:办公系统、业务系统、单位网站中形成的反映单位职能活动的电子文件及元数据,纸质档案数字化副本等。 (九)其他档案。 干部人事档案、纪检档案按照专业档案管理要求执行。 第二十条 建立并定期完善全宗卷。全宗卷应当包含全宗背景、档案状况、工作制度、管理记录等内容,编制要求按照《全宗卷规范》(DA/T 12)执行。 第二十一条 档案管理应当做到收集齐全完整,整理规范有序,保管安全可靠,鉴定准确及时,利用简捷方便,开发实用有效。 涉密档案的管理应当符合保密管理相关规定。 第二节 形成与收集 第二十二条 归档文件材料应当真实、准确、系统,文件材料的批办(阅办)单、正文及附件等组件齐全、内容完整。 第二十三条 局系统单位应当科学制定档案分类方案,确定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,以三合一方式编制本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》,报局审查同意后施行。内部机构发生变化时应当及时修订,经前款程序后施行。 第二十四条 文书档案的收集范围按照《文件材料归档范围和档案保管期限表》制定执行。会计档案、基建档案应当分别符合《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)、《建设项目档案管理规范》(DA/T 28)规定。 其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。 第三节 整理与归档 第二十五条 档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同保管价值,便于保管和利用。 第二十六条 档案应当逐件或逐卷编制档号。档号应指代单一,档号结构符合《江苏省归档文件整理规则实施细则》要求。 档案门类宜按照文书(WS)、会计(KU)、科技(KJ)、基建(JJ)、照片(ZP)、音像(YX)、实物(SW)、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网站信息(WZ)、社交媒体(MT)设置一级门类代码。科技档案按照实际情况设置二级门类代码。 第二十七条 档案应当按照《江苏省归档文件整理规则实施细则》要求进行著录。照片、录音、录像档案和实物档案应当详细著录背景、人物、来源等信息。 第二十八条 档案在业务部门完成整理、装订、分类、排列、编号、盖章、编目、装盒工作后,按照以下时间要求移交给档案工作机构: (一)上年度产生的文书档案、实物档案、照片、录音、录像等在6月底前移交。 (二)会计档案在会计年度结束后3个月内由财务会计整理立卷,财务部门保管1年后移交。 (三)基建档案在工程竣工验收后2个月内移交。 (四)科技档案在项目结题后2个月内移交。 (五)上年度产生的电子档案与数据,在3月底前移交。 归档时交接双方根据归档目录清点核对,并履行交接手续。 第二十九条 归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的,若电子文件已经具备电子签名、电子印章,且电子印章按照规定转换为印章图形的,纸质文件不再实行实体签名、实体印章。 在保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规的前提下,不具有“永久”“30年”以上保存价值的电子文件,以及无法转换为纸质文件或微缩胶片的电子文件可以仅以电子形式进行归档,并做好电子文件备份。 第四节 保管与保护 第三十条 档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全。局系统单位应当制定应对突发事件和自然灾害的档案管理应急预案。 档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。 第三十一条 落实档案库房管理措施,每日监测和记录库房温湿度,根据需要采取调节措施;每年定期检查维护档案库房设施设备,确保正常运转;每年定期采取措施,防止鼠虫霉等;每月定期清扫除尘,保持库房清洁。 第三十二条 严格档案出入库管理,出入库登记完整并与档案交接文据、档案总登记簿内容相互印证。 第三十三条 每年定期对档案数量进行清点、对保管状况进行检查,定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查,发现问题应当及时处理,并建立检查和处理情况台账。 第五节 鉴定与销毁 第三十四条 局系统单位应当成立由档案职能部门负责人主持,相关业务部门人员组成的鉴定小组(必要时可邀请相关领域专家参与),负责定期对达到保管期限的档案进行鉴定处置,并形成鉴定工作报告。 第三十五条 达到保管期限的档案,经档案鉴定小组核定,确认失去保存价值的,应当经档案工作领导小组研究通过后,按照规定程序实施销毁。 第三十六条 经鉴定可以销毁的档案,应当按照规定程序在指定场所销毁。销毁档案必须逐页登记造册,由档案鉴定小组指定两人以上监销。销毁后,监销人应当在销毁档案清册上签字确认。销毁清册应当永久保存。 第六节 利用与开发 第三十七条 积极开展档案利用工作,建立健全档案利用制度,根据档案密级、内容和利用方式,规定不同的利用权限、范围和审批手续。 第三十八条 严格执行档案借阅制度,履行借阅审批手续。借阅档案人员不得翻看与自己工作无关的档案资料,档案内容不得外传。 第三十九条 局综合档案室执行以下借阅制度: (一)局机关工作人员因工作需要借阅一般档案,可在综合档案室填写借阅档案登记表。 (二)其他人员借阅一般档案,须凭单位介绍信和身份证件,填写借阅档案登记表,写明借阅内容、范围与目的,经局档案工作职能部门负责人审核批准后方可借阅。 (三)局工作人员借阅具有密级的档案,由借阅人所在部门(单位)负责人和局档案工作职能部门负责人审批,并限在档案室查阅。 第四十条 档案借出时间最长不超过15天,如需续借必须办理续借手续。借出的档案不得转借他人。档案归还时必须当面点交清楚,并办理注销手续。 第四十一条 档案借阅人员应当填写档案利用效果登记表,以便了解室藏档案的内容价值及利用者意见要求,不断提高服务水平。 第四十二条 积极推进档案信息开发工作,采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇编,以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式,发挥档案价值。 全宗介绍、组织沿革等应当纳入全宗卷管理。 第七节 统计与移交 第四十三条 局系统单位应当建立完善统计工作,熟悉室藏档案的种类、内容、数量和保密范围,及时记录档案的收进、移出、销毁等情况;准确编制档案工作各类统计报表,按照要求及时报送上级档案主管部门。 第四十四条 涉及机构调整的单位,应当制定档案处置工作方案,严格按照方案开展档案移交工作。 第五章 信息化建设 第四十五条 档案信息化工作应当与单位信息化建设同步实施,逐步实现办公自动化系统、业务系统与电子档案管理系统互联互通,资源共享共用。 第四十六条 开展数字档案室建设,统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。 第四十七条 纸质档案数字化按照《纸质档案数字化规范》(DA/T 31)执行,录音录像档案数字化按照《录音录像档案数字化规范》(DA/T 62)执行。其他传统载体档案数字化参照有关规定执行。 第四十八条 制定档案目录数据及电子档案备份方案,采用一次性刻录光盘、硬盘等离线存储介质实行离线备份。 第四十九条 统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密检查工作,采取有效措施严防信息篡改、丢失、外泄。 第六章 监督与责任 第五十条 省局从以下方面开展档案工作监督和指导: (一)档案工作责任制和管理制度落实情况; (二)档案库房、设施、设备配置使用情况; (三)档案管理人员配备、管理情况; (四)档案收集、整理、归档、移交、保管、利用等情况; (五)档案信息化建设和信息安全保障情况; (六)档案安全管理和违法违纪情况。 第五十一条 严格执行档案法律法规规定,对违反法律法规规定的单位和个人,根据《中华人民共和国档案法》等法律法规予以处理。 第七章 附则 第五十二条 本办法自印发之日起施行。 |
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